نظام الأرشيف الآلي

نظام لتخزين المستندات كوحدة متكاملة ومترابطة واستخدامها بطريقة وبأ سلوب يتناسب مع أهمية المستند ومحتوياته ،  وقد تم استخدام تكنولوجيا علوم الحاسب الآلي لتكوين هذا النظام  الأرشيفي لحفظ المستندات الورقية والالكترونية والذي يهدف إلى تقليل الكثير من الجهد والوقت وتسهيل عمليات التخزين والبحث والاسترجاع لأي موضوع.  هذا وقد تم تطوير وتحديث هذه البرامج لكي يخدم الوضع الحالي والمستقبلي ، حيث يمتاز نظام حفظ الملفات الآلي المتكامل باستخدام أحدث ألأجهزة  وآلات المسح الضوئي والتصوير ، ونظام الأرشفة الإلكتروني وقاعدة البيانات المركزية , مما يسهل على الشركات والمؤسسات الحكومية والخاصة على اختلاف أحجامها وأنشطتها إدخال وتخزين واسترجاع وطبع المعلومات سواء السمعية أو البصرية والوثائق المصورة والنصوص التقليدية بسرعة هائلة وبسهولة تامة  وربطها جميعا بشبكة اتصالات متكاملة توفيرا للوقت والجهد والمال .

  ممـيزات نظـام الأرشيف الآلي:

·السرية التامة حيث تحدد صلاحيات كل موظف عن طبيعة الوثائق والمعلومات التي يسمح له بمشاهدتها أو الإطلاع عليها .

·السهولة التامة في عمليات البحث والاسترجاع لأي ملف أو حتى موضوع ما بغض النظر عن مكان وجوده أو تاريخه .

·لسرعة الكبيرة في عمليات البحث والاسترجاع بغض النظر عن الفترة الزمنية سواء كانت مخزنة حديثا أو قبل عشرات السنين .

·سهولة طرق البحث والاسترجاع , نظرا لتعدد طرق البحث والاسترجاع , فقد يستخدم لذلك موضوع الرسالة أو جزء من هذ الموضوع ، أو رقم الرسالة ، أو تاريخ الرسالة أو حتى عدم معرفة أي معلومات عن الرسالة المراد البحث عنها .

·إمكانية استرجاع نفس الوثيقة من قبل العديد من الأشخاص في نفس الوقت .

·السرعة الكبيرة في عملية تبادل المعلومات بين المكاتب المختلفة .

·السهولة المتناهية في عملية استخدام النظام.

·البرامج تعمل تحت نظام النوافذ وباللغة العربية مما يجعل استخدام النظام والتدريب عليه سهل جدا ولن يحتاج إلى وقت طويل في عملية التدريب.

·يمكن للنظام التعامل مع وسائل تخزينية ذات قدرات عالية لاستيعاب مئات الآلاف من الوثائق.